Hoe gebruikt u het expat-statuut om toptalent naar België te halen?

In de huidige kenniseconomie is de strijd om hoogopgeleide specialisten, met name in de technologie- en consultancysector, heviger dan ooit. Belgische bedrijven concurreren niet alleen met elkaar, maar met hubs in heel Europa. Velen focussen zich op het aanbieden van een competitief salaris, maar vergeten dat dit slechts een deel van de puzzel is. De invoering van het nieuwe bijzondere belastingstelsel voor ingekomen belastingplichtigen en onderzoekers (BBIB/BBIO) in 2022 heeft de kaarten herschud, en biedt meer dan alleen een fiscaal voordeel.

De traditionele aanpak, waarbij het expat-statuut louter als een administratieve formaliteit wordt gezien, volstaat niet meer om het veeleisende talent van vandaag aan te trekken. Deze professionals, vaak millennials of Gen-Z, zoeken meer dan een loonbrief; ze zoeken flexibiliteit, een doel, en een evenwicht tussen werk en privé. Maar wat als de ware sleutel tot succes niet ligt in het simpelweg aanbieden van het statuut, maar in het strategisch verweven ervan in een totaalpakket dat perfect inspeelt op deze moderne verwachtingen? Dit vereist een verschuiving van een reactieve, administratieve houding naar een proactieve, strategische rekruteringsvisie.

Dit artikel gaat verder dan de juridische voorwaarden. Het biedt een strategisch stappenplan voor HR-directeuren om het expat-statuut te transformeren van een complexe regeling naar uw meest effectieve wapen in de internationale ‘war for talent’. We duiken in de fiscale optimalisaties, de niet-financiële troeven en de concrete bewijslast die nodig is om de meest gegeerde profielen voor België te winnen.

In deze gids verkennen we de verschillende facetten die het Belgische expat-statuut tot een strategisch instrument maken. We behandelen de voorwaarden, de voordelen buiten het salaris en de praktische stappen om talent succesvol aan te trekken en te behouden.

Inhoudstafel: Een strategische gids voor het Belgische expat-statuut

• Wie komt in aanmerking voor de nieuwe RSZ-vrijstelling voor ingekomen onderzoekers?
• Hoe krijgt u toegang tot de masterstudenten van de KU Leuven en UGent voor ze afstuderen?
• Thuiswerk als troef: hoeveel dagen telewerk moet u bieden om competitief te zijn?
• De administratieve vertraging die de start van uw niet-EU werknemer met 3 maanden uitstelt
• Wat zoeken millennials en Gen-Z kenniswerkers naast een goed salaris?
• Hoe bewijst u dat uw softwareontwikkelaars in aanmerking komen voor de fiscale vrijstelling?
• Waarom expats liever in de groene rand rond Brussel wonen dan in andere hoofdsteden?
• Is de Belgische werknemer zijn hoge loonkost echt waard in termen van output?

Wie komt in aanmerking voor de nieuwe RSZ-vrijstelling voor ingekomen onderzoekers?

Het nieuwe Bijzonder Belastingstelsel voor Ingekomen Onderzoekers (BBIO) is een hoeksteen van het Belgische beleid om innovatie te stimuleren. Om hiervoor in aanmerking te komen, moet een kandidaat aan specifieke, strikte criteria voldoen. De kern van het voordeel is dat, volgens het nieuwe BBIB/BBIO-regime, een belastingvrije vergoeding tot 30% van het brutoloon (met een plafond van €90.000 per jaar) kan worden toegekend. Deze vergoeding is eveneens vrijgesteld van sociale zekerheidsbijdragen (RSZ), wat een aanzienlijke verlaging van de loonkost voor de werkgever betekent.

De definitie van ‘onderzoeker’ is echter strikt. De kandidaat moet ofwel een masterdiploma bezitten in specifieke domeinen zoals natuurwetenschappen, toegepaste wetenschappen, medische wetenschappen of ingenieurswetenschappen, ofwel minstens 10 jaar relevante beroepservaring kunnen aantonen. Bovendien moet worden bewezen dat de werknemer minstens 80% van zijn of haar werktijd aan onderzoeks- en ontwikkelingsactiviteiten besteedt. Een andere cruciale voorwaarde is de ‘150km-regel’: de werknemer mag in de 60 maanden voorafgaand aan de tewerkstelling in België niet binnen een straal van 150 kilometer van de Belgische grens gewoond hebben, noch Belgisch belastingplichtig zijn geweest.

De aanvraagprocedure is tijdgevoelig en vereist een nauwgezette administratie. De elektronische aanvraag moet binnen drie maanden na de start van de tewerkstelling bij de FOD Financiën worden ingediend. Het verzamelen van de juiste documentatie is daarom een kritieke eerste stap.

Hoe krijgt u toegang tot de masterstudenten van de KU Leuven en UGent voor ze afstuderen?

De KU Leuven en UGent behoren tot de wereldtop en trekken een aanzienlijke pool van internationaal toptalent aan. Voor technologie- en consultancybedrijven is het cruciaal om deze masterstudenten te benaderen nog voor ze de arbeidsmarkt betreden en de concurrentie moordend wordt. De sleutel tot succes ligt in een proactieve aanpak die de administratieve procedures voor niet-EU-burgers anticipeert en combineert met een aantrekkelijk aanbod.

Een strategische zet is het opstellen van een arbeidscontract onder opschortende voorwaarde van het behalen van het diploma. Dit geeft de student zekerheid en stelt u in staat om de ‘single permit’-procedure, die 3 tot 4 maanden kan duren, al op te starten. Door deze wachttijd proactief te beheren met een pre-onboarding programma, creëert u een sterke band met de toekomstige werknemer en verzekert u een vlotte start.

Partnerships met universiteiten via jobbeurzen, gastcolleges en stageprogramma’s zijn essentieel om zichtbaarheid te creëren. Maar het is de combinatie van vroege contractuele zekerheid en een boeiend pre-onboardingtraject die u onderscheidt. Denk aan het aanbieden van taalcursussen, virtuele teamontmoetingen en toegang tot bedrijfstrainingen. Dit toont niet alleen uw engagement, maar maakt de kandidaat ook sneller productief vanaf dag één.

Thuiswerk als troef: hoeveel dagen telewerk moet u bieden om competitief te zijn?

In de post-pandemische arbeidsmarkt is flexibiliteit geen extraatje meer, maar een basisvereiste, zeker voor internationale kenniswerkers. De vraag is niet langer *of* u telewerk aanbiedt, maar *hoeveel* en onder welke voorwaarden. Sinds 1 juli 2023 biedt het Europees kaderakkoord een duidelijke richtlijn: het is mogelijk om tot 50% telewerk vanuit het woonland (binnen de EER/Zwitserland) te presteren zonder dat de sociale zekerheid automatisch overschakelt naar dat woonland. Dit is een gamechanger voor het aantrekken van grensarbeiders en expats die flexibiliteit wensen.

Voor een HR-directeur is het cruciaal om de impact van het telewerkpercentage op sociale zekerheid en belastingen te begrijpen. Een aanbod van twee dagen thuiswerk per week (40%) is een competitieve standaard geworden. Dit valt netjes binnen de 50%-grens van het kaderakkoord, waardoor de werknemer sociaal verzekerd blijft in België, wat de administratie aanzienlijk vereenvoudigt. Zodra een werknemer 50% of meer in zijn woonland werkt, verschuift de sociale zekerheid in principe naar dat land, wat leidt tot complexere payroll-scenario’s.

De Belgische wetgeving biedt bovendien een concrete financiële stimulans. Vanaf 1 juni 2024 kunnen werkgevers een forfaitaire telewerkvergoeding van maximaal €154,74 per maand toekennen, volledig vrijgesteld van RSZ en bedrijfsvoorheffing. Dit kan aangevuld worden met belastingvrije vergoedingen voor internet (€20) en het gebruik van een eigen pc (€20). Dit is een tastbaar voordeel dat u in uw ‘Total Reward Statement’ kunt opnemen en dat de reële waarde van uw aanbod verhoogt.

De onderstaande tabel, gebaseerd op een analyse van de complexe wisselwerking tussen sociale zekerheid en fiscaliteit, toont de impact van verschillende telewerkscenario’s voor grensarbeiders.

De administratieve vertraging die de start van uw niet-EU werknemer met 3 maanden uitstelt

Het aantrekken van een toptalent van buiten de EU is één ding; hem of haar effectief aan het werk krijgen is een tweede. De procedure voor het verkrijgen van een ‘single permit’ in België is een notoir struikelblok, met doorlooptijden die vaak oplopen tot drie of zelfs vier maanden. Deze wachttijd creëert onzekerheid voor zowel de werkgever als de kandidaat en kan een competitief nadeel vormen ten opzichte van landen met snellere procedures.

Deze periode van inactiviteit is echter geen verloren tijd. Het is een uitgelezen kans om een proactief pre-onboarding programma te implementeren. In plaats van de kandidaat te laten wachten, kunt u deze periode gebruiken om hem of haar al te integreren in de bedrijfscultuur en voor te bereiden op de nieuwe rol. Dit verandert een periode van frustratie in een periode van engagement en toont aan dat u als werkgever investeert in uw nieuwe medewerker, zelfs nog voor de officiële startdatum.

Een effectief pre-onboarding programma kan bestaan uit verschillende componenten. Het aanbieden van een online taalcursus Nederlands of Frans, betaald door het bedrijf, is een sterk signaal. Virtuele kennismakingssessies met het toekomstige team en het opzetten van een ‘buddy’-systeem helpen bij de sociale integratie. Toegang geven tot online bedrijfstrainingen en modules over de Belgische werkcultuur zorgt ervoor dat de werknemer sneller operationeel is. Regelmatige, wekelijkse check-ins door HR over de status van de procedure bieden geruststelling en beheren de verwachtingen. Deze aanpak transformeert een administratieve hindernis in een strategische voorsprong.

Wat zoeken millennials en Gen-Z kenniswerkers naast een goed salaris?

Voor de jongere generaties kenniswerkers is een hoog salaris een hygiënefactor: het moet goed zijn, maar het is zelden de doorslaggevende reden om voor een werkgever te kiezen. Hun beslissing wordt gedreven door een bredere waardepropositie. Ze zoeken flexibiliteit, professionele ontwikkeling, een goede werk-privébalans en, bovenal, een gevoel van zingeving (‘purpose’) in hun werk. Een werkgever die enkel met het fiscale voordeel van het expat-statuut zwaait, mist de essentie.

De oplossing ligt in het creëren van een ‘Total Reward Statement’. Dit is een document dat de volledige waarde van uw aanbod visualiseert, veel verder dan het brutoloon. Het vertaalt abstracte voordelen naar concrete, monetaire en niet-monetaire waarde. Zo’n overzicht maakt uw aanbod tastbaar en veel krachtiger. Het toont aan dat u de holistische verwachtingen van deze generatie begrijpt.

Het Belgische bedrijf BESIX is een goed voorbeeld van een organisatie die dit principe toepast. Actief in meer dan 20 landen, positioneren zij België als een springplank voor internationale carrières. Hun ‘expat-familie model’ focust op volledige begeleiding bij administratie en integratie, en biedt een duidelijke link tussen het werk en de impact op grote, zichtbare projecten. Dit is precies wat talent zoekt: niet alleen een job, maar een avontuur en een bijdrage. Door de job te koppelen aan concrete, maatschappelijk relevante projecten – zoals de vergroening van de haven van Antwerpen of de innovaties in de Leuvense ‘health valley’ – geeft u invulling aan de zoektocht naar ‘purpose’.

Hoe bewijst u dat uw softwareontwikkelaars in aanmerking komen voor de fiscale vrijstelling?

Voor ingekomen belastingplichtigen die geen ‘onderzoeker’ zijn (het BBIB-statuut), zoals de meeste softwareontwikkelaars, gelden andere, maar even strikte voorwaarden. De belangrijkste is de salarisdrempel: de werknemer moet een minimumvereiste van €75.000 bruto per jaar verdienen. Dit is een objectief criterium. De grotere uitdaging ligt echter in het subjectieve criterium van ‘bijzondere expertise’. De fiscus moet overtuigd worden dat de expertise van de ontwikkelaar dermate schaars of uniek is dat deze moeilijk op de Belgische arbeidsmarkt te vinden is.

De bewijslast hiervoor ligt volledig bij de werkgever. Een standaard functiebeschrijving met “ervaren softwareontwikkelaar” volstaat niet. U moet een dossier opbouwen dat de unieke vaardigheden en prestaties van de kandidaat onweerlegbaar aantoont. Dit dossier moet verder gaan dan een cv en concrete, verifieerbare bewijsstukken bevatten. De focus moet liggen op wat deze specifieke ontwikkelaar onderscheidt van de vele andere goede ontwikkelaars.

Het is essentieel om de functiebeschrijving te richten op strategische en conceptuele taken in plaats van louter uitvoerende ‘coding’. Benadruk verantwoordelijkheden zoals het ontwerpen van software-architectuur, het leiden van technologische innovatie of het oplossen van complexe, niet-standaard problemen. Referentiebrieven van vorige werkgevers die specifiek ingaan op de unieke expertise van de kandidaat in niche-technologieën zijn van onschatbare waarde. Het doel is een beeld te schetsen van een expert die niet zomaar code schrijft, maar de technologische koers van een project of zelfs het bedrijf kan bepalen.

Waarom expats liever in de groene rand rond Brussel wonen dan in andere hoofdsteden?

Een vaak onderschatte troef van België in de ‘war for talent’ is de unieke levenskwaliteit die het biedt, met name in de groene rand rond Brussel. In tegenstelling tot veel andere Europese hoofdsteden, waar expats vaak in dure en dichtbevolkte stadscentra wonen, biedt België een aantrekkelijk alternatief: ruime woningen met tuinen, nabijheid van internationale scholen en een rustigere omgeving, en dat alles op een aanvaardbare afstand van de werkplek.

Deze woonvoorkeur wordt sterk gedreven door de aanwezigheid van een uitstekend netwerk van internationale en Europese scholen in gemeenten als Tervuren, Sint-Genesius-Rode en Waterloo. Voor expats met gezinnen is de kwaliteit en toegankelijkheid van het onderwijs vaak een doorslaggevende factor. De combinatie van een groene, veilige leefomgeving en toponderwijs maakt de Brusselse rand een unieke propositie in Europa.

Als werkgever kunt u hier strategisch op inspelen. Het Belgische mobiliteitsbudget is hierbij een krachtig en uniek instrument. Dit budget, dat een alternatief is voor de traditionele bedrijfswagen, biedt werknemers de flexibiliteit om hun mobiliteit zelf in te vullen. Cruciaal is dat het ook gebruikt kan worden voor huisvestingskosten (huur of hypotheek) indien de werknemer binnen een straal van 10 kilometer van de werkplek woont. Dit creëert een directe financiële stimulans om dichter bij het werk te wonen, wat de keuze voor de groene rand, die vaak binnen deze straal valt voor bedrijven aan de Brusselse periferie, nog aantrekkelijker maakt. Dit is een typisch Belgisch voordeel dat u kunt uitspelen en dat de levenskwaliteit direct en financieel ondersteunt.

Is de Belgische werknemer zijn hoge loonkost echt waard in termen van output?

De hoge loonkost in België is een bekend gegeven en kan op het eerste gezicht afschrikken. Echter, een simplistische vergelijking van de brutokost voor de werkgever geeft een vertekend beeld. De echte vraag voor een HR-directeur is niet “wat kost deze werknemer?”, maar “wat is de return on investment (ROI) van deze werknemer?”. Wanneer we een lokale werknemer vergelijken met een expat die onder het BBIB/BBIO-statuut valt, wordt het beeld veel genuanceerder.

Een expat onder het speciale statuut mag dan een iets hogere brutokost hebben, de efficiëntie van dat loon is significant groter. Dankzij de 30%-vrijstelling houdt de expat netto aanzienlijk meer over van hetzelfde brutoloon. Dit betekent dat u een hoger nettoloon kunt bieden, wat uw aanbod internationaal competitiever maakt, zonder dat de brutokost voor het bedrijf explodeert. Volgens cijfers van Acerta voor Vlaanderen in 2024, is zo’n 15,6% van de werknemers van buitenlandse origine, wat het belang van een competitief internationaal aanbod onderstreept.

Bovendien brengt een internationale expert vaak een schat aan kennis, ervaring en een netwerk mee die lokaal moeilijk te vinden zijn. Deze ‘zachte’ ROI – de versnelde innovatie, de verbeterde processen, de toegang tot nieuwe markten – is moeilijker te kwantificeren, maar vaak van onschatbare waarde. De extra loonkost moet dus worden gezien als een investering in strategische capaciteiten. Het BBIB/BBIO-statuut is precies ontworpen om deze investering fiscaal haalbaar te maken. Het verlaagt de drempel om toptalent aan te trekken dat op zijn beurt de output en het concurrentievermogen van uw bedrijf aanzienlijk kan verhogen.

De volgende logische stap is het uitvoeren van een interne audit van uw huidige compensatiepakketten om te identificeren waar deze strategische elementen kunnen worden geïntegreerd. Een proactieve benadering vandaag is de garantie voor het aantrekken van het toptalent van morgen.